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Cómo administrar y pagar a los empleados que reciben propinas en los restaurantes

Cómo administrar y pagar a los empleados que reciben propinas en los restaurantes
13 enero, 2021
Category: Crédito Para

Esta es la versión estadounidense de esta publicación. Para obtener información sobre propinas y gratificaciones en Canadá, haga clic aquí.

Actualización de abril de 2018

Según una nueva ley federal aprobada el 23 de marzo de 2018:

  • Los empleadores que mantienen las propinas de un empleado que recibe un crédito por propinas pueden recibir una multa de $ 1,000 por incidente y también pueden estar sujetos a daños que superen las cantidades retenidas indebidamente.
  • Si un empleador paga a los empleados que reciben propinas el salario mínimo completo (sin crédito por propinas), ahora se permite la agrupación de propinas entre los empleados que reciben propinas (al frente de la casa) y los empleados que tradicionalmente no reciben propinas (en la parte de atrás de la casa). (Este es un cambio con respecto al anterior. regulación que decía que los empleados que reciben propinas y los que no reciben propinas no pueden participar en la agrupación de propinas)

En la industria de los restaurantes, las propinas son más que algo que asociarías con un frasco de propinas hecho en casa junto a la caja registradora: son una fuente principal de ingresos para los empleados que reciben propinas. El problema es que las propinas también son ingresos sujetos a impuestos con responsabilidades específicas para los empleados y empleadores.

Las propinas no son un cambio pequeño

En su investigación, la Asociación Nacional de Restaurantes (NRA) afirma que los restaurantes son el segundo empleador más grande del sector privado en los Estados Unidos:

  • La industria de los restaurantes agrega empleos a un ritmo más fuerte que todas las demás industrias juntas.
  • Para 2025, agregará 1,7 millones de empleos proyectados.
  • Más del 90% de los restaurantes son pequeñas empresas con menos de 50 empleados.
  • La mitad de todos los adultos estadounidenses han trabajado en la industria de los restaurantes en algún momento de sus vidas.
  • 1 de cada 3 estadounidenses tuvo su primer trabajo en un restaurante.

Cómo las propinas afectan los ingresos

Según el Estudio de propinas 2012-2013 de PayScale, las propinas pueden representar hasta el 60% de los ingresos de un trabajador de servicios.

Los 10 trabajos principales donde los trabajadores obtienen sus ingresos de las propinas

El Estudio de propinas de PayScale también proporciona una tabla de empleados que reciben propinas, clasificados según la cantidad de ingresos que reciben de las propinas. Dependiendo de la naturaleza del establecimiento del restaurante, los roles dentro de la industria de los restaurantes representan la mitad de esta lista.

Título % de ingresos por propinas
Distribuidor de juegos (mesas de casino) 59%
Camarero camarera 58%
Barman 52%
Capitán de banquete 45%
Bailarina exótica 44%
Gerente del bar 40%
Ayudante de cámara 39%
Busser 37%
Sumiller 34%
Portero / Botones 32%

El desafío para empleadores y empleados que reciben propinas

Las propinas no son solo ingresos, son ingresos sujetos a impuestos. Esto significa que los empleados que reciben propinas son responsables de informar sobre las propinas a sus empleadores. A su vez, los empleadores deben factorizar con precisión las propinas y los montos de retención en la nómina.

La definición de empleados que reciben propinas y propinas

Si bien parece sencillo, la maraña de leyes y responsabilidades hace que la gestión de este proceso sea bastante compleja. Al proporcionar una descripción detallada, pensamos que tendría sentido comenzar con algunas definiciones básicas como se describe en la Hoja informativa n. ° 15: Empleados que reciben propinas según la Ley de normas laborales justas (FLSA):

Empleados que reciben propinas: un empleado que recibe propinas es alguien que gana habitualmente más de $ 30 en propinas cada mes.

  • Las propinas son propiedad del empleado, independientemente de si el empleador utiliza o no un crédito de propinas.
  • El Servicio de Impuestos Internos (IRS) requiere que los empleados registren e informen cualquier ingreso con propinas de $ 20 o más por mes.
  • Los empleadores no pueden utilizar las propinas de un empleado por ningún motivo que no sea un crédito de propinas para la obligación del salario mínimo.
  • Un empleador solo puede contar las propinas que un empleado recibe realmente para un crédito de propinas.

Una propina (propina) : una propina es una suma que se da a un individuo además del servicio prestado. Normalmente se proporcionan en forma de efectivo (propina directa) o mediante tarjeta de crédito durante el pago de la factura (propinas indirectas).

  • Las propinas son propiedad del empleado.
  • Los cargos por servicio, como una tarifa adicional para una fiesta grande, no se consideran propinas.

Las reglas para los créditos de propina

Aunque las propinas se consideran propiedad del empleado, según las pautas de la FLSA, los empleadores pueden contar un porcentaje de las propinas que gana un empleado que recibe propinas para cumplir con el requisito de salario mínimo federal de $ 7.25 por hora. (Nota: también se aplican las regulaciones estatales, territoriales y de distrito).

Responsabilidades del empleador (FLSA):

  • Los empleadores deben informar a los empleados que reciben propinas (verbalmente o por escrito) del monto en efectivo de su salario directo: un mínimo de $ 2.13 por hora.
  • El crédito máximo de propina no puede superar los $ 5,12 por hora.
  • El crédito de propinas reclamado no puede ser mayor que la cantidad de propinas que gana el empleado.
  • Los empleadores deben poder corroborar que los salarios totales cumplen con todos los requisitos de salario mínimo.
  • Si el crédito de propinas no es suficiente para cumplir con los requisitos de salario mínimo, el empleador debe cubrir la diferencia.
  • Las deducciones por huelgas, roturas o escasez de cajas registradoras son ilegales.
  • Las horas extraordinarias se calculan sobre el salario mínimo completo, no el pago del salario en efectivo menos el crédito de propinas.

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Las reglas para los grupos de propinas

Un grupo de propinas o un grupo de propinas (compartir propinas) es cuando hay un acuerdo entre los empleados que reciben propinas para compartir propinas. Por ejemplo, los meseros, el personal del bar, los asistentes y los asistentes en un restaurante pueden compartir sus propinas.

Responsabilidades del empleador (FLSA):

  • La FLSA no establece una contribución o porcentaje mínimo o máximo para los fondos comunes de propinas.
  • Los empleadores deben determinar y notificar a los empleados (verbalmente o por escrito) la cantidad de contribución requerida.
  • Los empleadores solo pueden tomar un crédito de propinas de la cantidad de propinas que el empleado realmente recibe del grupo de propinas.
  • Solo aquellas propinas que sean mayores que la cantidad de propinas utilizadas para el crédito de propinas pueden tomarse para un fondo común de propinas.
  • Los grupos de propinas pueden no incluir a los empleados que no reciben propinas habitualmente. (A partir de marzo de 2018, esto ha cambiado a nivel federal. Ahora se permite la mancomunación de propinas entre los trabajadores de la parte delantera y trasera de la casa, siempre que los empleados que reciben propinas reciban el salario mínimo completo. Como muchas leyes estatales difieren de esta opinión, Tomará tiempo para ver cómo funciona todo).

Propinas pagadas con tarjetas de crédito (propinas indirectas)

A medida que más y más personas usan tarjetas de crédito en lugar de efectivo, se ha vuelto común que las personas agreguen una propina como parte de la misma transacción. Sin embargo, con cada una de estas transacciones, la compañía de tarjetas de crédito le cobra al empleador una tarifa de transacción.

Responsabilidades del empleador (FLSA):

  • Los empleadores deben pagar a los empleados la propina menos el costo de la tarifa de transacción.
  • El cargo por transacción no debe reducir la propina del empleado y el salario resultante por debajo del salario mínimo requerido.
  • Las propinas adeudadas a los empleados deben pagarse a más tardar el día de pago regular.
  • Un empleador no puede retener las propinas hasta que la compañía de tarjetas de crédito le reembolse.

Empleados pagados solo por propinas

En el caso de que la compensación de un empleado se base solo en propinas, sin salario en efectivo, el empleador no puede cobrar propinas y se debe un monto de retención basado en el salario mínimo completo.

Salarios con propina y pago de horas extra

Las horas extraordinarias se calculan sobre la base del salario mínimo federal o estatal completo. La FLSA especifica un crédito de propina de $ 3.02 por tiempo extra. Este crédito debe tomarse de la tarifa de pago por horas extras, no de la tarifa de pago regular.

Leyes estatales de salario mínimo y propinas

Además de las leyes federales de salario mínimo, los empleadores deben cumplir con los requisitos de salario mínimo establecidos por los estados, territorios y distritos en los que operan. (De hecho, los trabajadores tienen derecho a una tasa más alta, ya sea federal, estatal o local). Por supuesto, no sería la ley tributaria estadounidense si no hubiera más de 31 tipos de interpretación.

Un resumen del salario mínimo estatal, territorial y distrital y las leyes de propinas:

  • Alaska, California, Guam, Minnesota, Montana, Nevada, Oregon y Washington requieren que los empleadores paguen a los empleados que reciben propinas el salario mínimo estatal completo antes de las propinas.
  • Arizona, Arkansas, Colorado, Connecticut, Delaware, el Distrito de Columbia, Florida, Hawai, Idaho, Illinois, Iowa, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, Misuri, Nueva Hampshire, Nueva York, Dakota del Norte, Ohio, Oklahoma, Pensilvania, Rhode Island, Dakota del Sur, Vermont, Wisconsin y Virginia Occidental requieren que los empleadores paguen a los empleados que reciben propinas por encima del salario mínimo federal.
  • En Indiana, Kansas, Kentucky, Nebraska, Nueva Jersey, Nuevo México, Puerto Rico, Texas, Utah, Virginia, las Islas Vírgenes y Wyoming, el pago en efectivo es el mismo que el requerido por la FLSA.
  • Alabama, Georgia, Louisiana, Mississippi, South Carolina y Tennessee no tienen leyes estatales de salario mínimo.

Cuatro errores comunes de los empleadores

Dado el nivel de detalle requerido para llegar a este punto en esta publicación, no sorprende que haya artículos como Cuatro errores comunes de Upstart Business Journal cuando las empresas pagan a sus empleados que reciben propinas que describen los siguientes errores:

  • Contar los cargos por servicio como propinas : una cantidad fija, como un cargo para una fiesta grande, que se agrega a la factura de un cliente como una práctica comercial de rutina, no debe contarse como propina. Los cargos por servicio se tratan como comisiones para fines salariales e impositivos y también pueden afectar las tarifas de horas extra.
  • Aplicación inadecuada de créditos de propina : además de comprender las responsabilidades de la FLSA, los empleadores también deben conocer las reglamentaciones de los estados en los que operan. Los empleadores también deben asegurarse de que el crédito por propinas solo se aplique a las horas contadas como trabajo con propinas.
  • Asignación inadecuada de créditos para el grupo de propinas : los empleadores no pueden asignar a los empleados que no reciben propinas, aquellos que normalmente no reciben propinas, a un grupo de propinas.
  • Procesamiento incorrecto de los montos de retención : si los empleados declaran menos de sus propinas y el empleador compensa la diferencia para cumplir con el requisito del salario mínimo, el empleador finalmente paga una mayor cantidad de impuestos (sobrepaga) y el empleado paga mal.

Todos aprendemos de nuestros errores, pero ¿no sería bueno hacerlo bien la primera vez? Obtenga más información sobre cómo elegir el proveedor de nómina adecuado.

Responsabilidades de los empleados en la notificación de propinas

El IRS requiere que los empleados que reciben propinas registren e informen todos los meses todos los ingresos que reciben propinas de $ 20 más, así como el valor en efectivo de las propinas que no son en efectivo, como entradas para deportes o películas.

  • Estos informes vencen el día 10 del mes siguiente al mes en que se recibieron las propinas.
  • Las instrucciones y los formularios para hacerlo se incluyen en la Publicación 1244 (PDF), que incluye los Formularios 470 y 470A.
    • Los empleados y empleadores pueden solicitar copias gratuitas de esta publicación llamando al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676).
  • Los empleados pueden tener su propia forma de informar, ya sea un formulario personalizado o con lápiz y papel, siempre que incluya:
    • El nombre, la dirección y el número de seguro social (SSN) del empleado.
    • El nombre y la dirección del empleador.
    • El mes o período que cubre el informe.
    • El total de propinas recibidas.

Por qué los empleados que reciben propinas deben informar sus ingresos con propinas

Dado que el proceso es tan fácil de usar, no es de extrañar que haya una lucha constante por el cumplimiento. O que los empleados a menudo eligen el atractivo de la gratificación instantánea sobre las recompensas a largo plazo de hacer lo correcto. En un esfuerzo por hacer que el proceso de presentación de informes sea más aceptable, el IRS produjo The Jill & Jason Show, un video sobre la importancia de informar los ingresos con propinas.

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Las consecuencias de que los empleados no declaren los ingresos por propinas

Si no tiene 18 minutos y medio libres para ver el Show de Jill & Jason del IRS (en toda su gloria de la clase de salud que le recuerda al noveno grado) , aquí hay algunos “puntos destacados” sobre por qué Los ingresos con propinas deben declararse:

  • Debido a que las propinas representan parte de los ingresos de un empleado, los ingresos declarados de forma insuficiente pueden afectar:
    • Montos de elegibilidad y beneficios para programas como seguridad social, seguro de desempleo y compensación para trabajadores.
    • El tamaño de los préstamos de los acuerdos de financiación que un prestamista está dispuesto a emitir.
    • El tamaño de las contribuciones permitidas para 401 (k) s
  • La multa por ingresos tributarios declarados insuficientemente puede ser de hasta el 50% de los impuestos de seguridad social y Medicare adeudados + 20% de los impuestos sobre la renta adeudados. La declaración intencional de ingresos con propinas insuficientes o cualquier ingreso también es un delito.

Cómo la tecnología puede ayudar a transformar los informes de propinas

Con la prevalencia de los teléfonos inteligentes, el lápiz y el papel están siendo reemplazados por el toque de un dedo, gracias a aplicaciones como Just The Tips, ServerLife, Tip Counter, Tip Bucket, Tip Jar, TipMe, Tip $ ee y Tip Sheet.

Responsabilidades del empleador en la declaración de ingresos con propina

El IRS establece que un empleador debe asegurarse de que el ingreso mínimo total de propinas informado por los empleados durante cualquier período de pago sea igual al 8% de los recibos totales de su restaurante para ese período. El proceso de reporte se realiza trimestralmente, a través de nómina, utilizando el Formulario 941.

Se espera que si el monto total informado es inferior al 8%, el empleador debe compensar la diferencia mediante un método de recibo bruto, un método de horas trabajadas o un acuerdo de buena fe.

En su artículo, Lo que los empleadores deben saber sobre los informes de propinas , el Grupo de recursos del restaurante explica los tres métodos de asignación:

  • Horas trabajadas : asigna un déficit de propinas distribuyéndolo entre los empleados que reciben propinas en función de su porcentaje de horas trabajadas. Este método solo puede ser utilizado por restaurantes con menos de 25 empleados a tiempo completo y generalmente se considera menos preciso que el método de ingresos brutos.
  • Ingresos brutos : determina la cantidad que cada empleado que recibió propinas debería haber informado al comparar los ingresos brutos como un porcentaje del total de los ingresos del restaurante.
  • Acuerdo de buena fe : rara vez se usa o se recomienda.

Puede encontrar una explicación detallada de cada método en el Formulario 8027.

Workplace Fairness establece que los empleadores que intencionalmente declaren incorrectamente los ingresos con propinas pueden recibir una multa de hasta $ 10,000. Las infracciones repetidas pueden resultar en multas de hasta $ 1,000 cada una. En casos extremos, pueden resultar condenas penales.

Solicitar una tasa de declaración más baja para los ingresos con propina

Los empleadores pueden solicitar una tasa más baja de hasta el 2% enviando una petición al IRS a:

Servicio de Impuestos Internos Cumplimiento de Informe Nacional de Propinas 3251 North Evergreen Dr. NE Grand Rapids, MI 49525

La petición debe incluir:

  • El nombre, la dirección y el número de identificación del empleador (EIN) de su restaurante.
  • Una descripción detallada de su negocio, incluido el tipo de restaurante, el tipo de clientela, una copia de su menú, los días y horas de operación, los tipos de servicio, incluido cualquier autoservicio o servidor a quien el cliente paga el cheque, si el cheque se paga antes. o después de la comida y si hay alcohol disponible.
  • La información de los últimos 3 años que se muestra en las líneas 1 a 6 del Formulario 8027, así como las ventas totales para llevar, las ventas con cargo total, el porcentaje de ventas para el desayuno, el almuerzo y la cena; monto promedio en dólares del cheque de huésped, cargo (s) por servicio (si corresponde) y porcentaje de ventas con cargo por servicio.

Las instrucciones completas se pueden encontrar en el Formulario 8027.

Acuerdos de cumplimiento federal para restaurantes

En 1993, el IRS desarrolló varios programas de cumplimiento para ayudar a los restaurantes y a los empleados que reciben propinas a cumplir con los requisitos de informes a través de la educación en lugar de la aplicación, que incluyen:

Estos programas voluntarios aún requieren informes de empleadores y empleados. Sin embargo, hay menos exámenes del IRS prolongados.

Cómo los empleadores pueden ayudar a promover el cumplimiento

A pesar del hecho de que las propinas son propiedad exclusiva del empleado, los empleadores, como los restaurantes, todavía tienen la carga principal de informar con precisión los ingresos por propinas cada trimestre. Si se encuentra una discrepancia o inexactitud, el primer lugar que buscará una agencia investigadora es la nómina.

Como empleadores, los restaurantes pueden mejorar el cumplimiento comunicando y capacitando a los empleados, involucrando los servicios de expertos externos en la legislación laboral y tributaria relacionada y agilizando los procesos mediante el uso de tecnologías de contabilidad y nómina.

Descargo de responsabilidad: si bien se han tomado todas las precauciones para garantizar la precisión de este contenido, las leyes pertinentes se someten a una revisión constante. Es una buena práctica mantenerse informado sobre estos temas y consultar con profesionales experimentados. Cualquier error o inexactitud que se nos informe se corregirá lo antes posible.

Sobre el Autor

Como gerente de contenido de Wagepoint, Michelle disfruta simplificando temas complejos de nómina y creando contenido atractivo para pequeñas empresas y socios. Cuando no está en el teclado, disfruta del chocolate, correr y la televisión de calidad (no siempre en ese orden).

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